ขั้นตอนการประกาศงานหาคนอย่างเป็นระบบ
ท่ามกลางรูปแบบสังคม ประกาศงาน ปัจจุบัน ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR ต้องทำงานหนักมากยิ่งขึ้น เมื่อทำการเปรียบเทียบกับการเปิดรับสมัครงานในสมัยก่อน เพราะทุกวันนี้ฝ่าย HR จะต้องทำการคัดกรองคนที่มีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานหรือให้มีคุณสมบัติใกล้เคียงมากที่สุด ดังนั้นการสร้างแรงจูงใจให้คนหางานเข้ามาสมัครงานกับทางองค์กรมากยิ่งขึ้น จึงเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ค่อนข้างสำคัญที่ฝ่าย HR ไม่ควรมองข้าม
เนื่องจากเด็กรุ่นใหม่มีรูปแบบการหางานที่แตกต่างกันออกไป ทำให้หลายองค์กรต้องมีการกำหนดเป้าหมายในการหาคนอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้ทำการสัมภาษณ์และทดสอบทักษะในการทำงาน ว่าสามารถปฏิบัติงานได้จริงตามเอกสารที่ได้ส่งใบสมัครงานมาหรือไม่ ซึ่งต้องยอมรับว่าทุกวันนี้หลายองค์กรได้ให้ความสำคัญเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากรที่จะก้าวเข้ามาทำงานร่วมกับองค์กรเป็นอย่างมาก ดังนั้นก่อนที่ฝ่าย HR จะทำการประกาศหาคนนั้น จะต้องมีความรู้ทางด้านแนวทางการทำงานและคุณสมบัติของผู้สมัครงานเบื้องต้น ถือได้ว่าเป็นการช่วยคัดกรองผู้สมัครงานเบื้องต้นได้อีกด้วย
นอกจากนี้ หากผู้สมัครงานคนไหนมีความต้องการอยากจะส่งใบสมัครงานไปยังองค์กรที่กำลังเปิดรับสมัครงานอยู่นั้น สิ่งสำคัญที่ลืมไม่ได้เลยคือ คุณควรที่จะทำการตรวจสอบข้อมูลขององค์กรเหล่านั้นอย่างละเอียด เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมก่อนการสมัครงาน บ่อยครั้งที่ผู้สมัครงานมักจะมองข้ามถือข้อมูลส่วนนี้ไป ส่วนใหญ่จะเลือกสมัครงานโดยคัดเลือกจากฐานเงินเดือนรวมถึงสวัสดิการณ์ที่ทางองค์กรมอบให้ ซึ่งแน่นอนว่าไม่ว่าจะทั้งองค์กรหรือคนหางาน ก็จะมีแนวความคิดอย่างชัดเจน
ขั้นตอนการหาคนสมัครงานอย่างมืออาชีพ
- กำหนดพื้นฐานความต้องการ ในความเป็นจริงแล้วก่อนที่ฝ่าย HR จะทำการประกาศรับคนนั้น จะต้องมีการประสานงานกับฝ่ายที่มีความเกี่ยวข้องเสียก่อน โดยอาจจะมีการหารือกับหัวหน้างาน อย่าอยากได้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้มีลักษณะแบบไหน และมีรูปแบบในการทำงานเป็นแบบไหน เพื่อที่ฝ่าย HR จะทำการสื่อสารข้อมูลเหล่านั้นได้เบื้องต้นอย่างตรงจุด แน่นอนว่าการติดต่อประสานงานไปยังผู้สมัครงานนั้น ผู้ที่ได้รับสายจะต้องสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการสมัครงานเบื้องต้นอย่างแน่นอน
- มีเกณฑ์การคัดเลือกและการให้คะแนนอย่างชัดเจน การวางรูปแบบและคัดเลือกผู้สมัครงานนั้น ในแต่ละองค์กรควรจะมีการกำหนดผลหรือเกณฑ์การคัดเลือกอย่างชัดเจน เพื่อที่ผู้คัดเลือกจะได้ตัดสินใจว่าผู้ที่ส่งใบสมัครงานทั้งหมด หรือผู้ที่ก้าวเข้ามาสัมภาษณ์งานแต่ละคนนั้นมีความเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ เพื่อที่เมื่อพวกเค้าได้ก้าวเข้าไปปฏิบัติงานแล้ว จะไม่ส่งผลเสียต่อองค์กรในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการทำงานรวมถึงการลาออกจากงานอีกด้วย
- ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดตำแหน่งงานอย่างชัดเจน สำหรับในส่วนนี้นับว่ามีความสำคัญไม่แพ้ส่วนอื่นเลยก็ว่าได้ เพราะหากว่าคนหางานจะตัดสินใจเข้าทำงานในแต่ละองค์กรหรือไม่นั้น ก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ฝ่าย HR ทำการใส่รายละเอียดของตำแหน่งงานนั้นๆ ลงไป ซึ่งแน่นอนว่าสำหรับส่วนข้อมูลตรงนี้ ฝ่าย HR จะต้องประสานงานกับหัวหน้าฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจตรงกันกับรูปแบบและวิธีการทำงานของพนักงานใหม่ที่จะเข้ามาทำงานในอนาคตอีกด้วย
- กำหนดรูปแบบและขั้นตอนการสัมภาษณ์ เพื่อให้การรับสมัครคนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ HR ควรจะต้องกำหนดรูปแบบและขั้นตอนการสัมภาษณ์งานอย่างเป็นระบบ เพราะบางที่มีความจำเป็นที่ผู้คัดเลือกจะต้องเข้าสัมภาษณ์งานกับหลายฝ่ายที่มีความเกี่ยวข้อง รวมถึงต้องมาสัมภาษณ์งานหลายรอบอีกด้วย ซึ่งปัญหาเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อผู้สัมภาษณ์งาน ที่จะต้องเสียทั้งเวลาและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมมากยิ่งขึ้นด้วย ดังนั้นก่อนที่ฝ่าย HR จะนัดสัมภาษณ์ควรตรวจสอบความพร้อมในเรื่องของวันและเวลา ผู้บริหาร หรือหัวหน้างานก่อนด้วย
- การประเมินผลผู้สมัครงานอย่างตรงไปตรงมา ไม่ว่าผู้สมัครงานจะเป็นใครก็ตาม ผู้คัดเลือกควรจะมีเกณฑ์ที่ใช้ในการตัดสินอย่างตรงไปตรงมา ไม่ควรเอนเอียงไปคนใดคนหนึ่ง เพราะหากการตัดสินคัดเลือกไม่มีความทัดเทียม ก็จะส่งผลกระทบในแง่ลบขององค์กรได้ในระยะยาว ดังนั้นควรมีการวางแผนและกำหนดรูปแบบคะแนนที่ใช้ในการคัดเลือกอย่างชัดเจนไปเลยจะดีกว่า
นอกจากในส่วนของหลักเกณฑ์การสมัครงานแล้วนั้น ผู้หางานจะต้องเตรียมความพร้อมทางด้านเอกสารให้รอบคอบ เพราะบางองค์กรต้องการเอกสารเหล่านั้น เพื่อทำการยืนยันหรือตรวจสอบข้อมูลของผู้สมัครงานก่อนการตัดสินใจ ดังนั้นหากคุณเป็นคนหนึ่งที่ไม่อยากพลาดจากการสมัครงาน ก็อย่ามองข้ามถึงรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นเป็นอันขาด